Blog bejegyzésünkben abban szeretnénk segítséget adni, hogy az évek alatt felhalmozódott dokumentumokat milyen hosszú ideig kell megőrizni és majd az előírt tárolási idő után, azok biztonságosan kerüljenek megsemmisítésre.

 

Az év bármely időszaka alkalmas arra, hogy „nagytakarítást” végezzünk a dokumentumok között. A teljesség igénye nélkül, cikkünkben kitérünk a:

1. Szerződések

2. Munkaügyi iratok

3. Számlák

4. Jótálágyi jegyek

5. Nyugták

6. Adóigazolások / adóbevallás

7. Banki papírok - számlakivonatok

8. Biztosítási papírok

9. egyéb magán dokumentumok megőrzésére vonatkozó szabályokra.

 

A magyarországi hatályos törvényi * előírások alapján a következőképpen alakulnak a megőrzési időszakok.

1. Szerződések esetében mindaddig meg kell őrizni, amig érvényben vannak. Lejárat után a megőrzési ideje: 5 év.

2. Munkaügyi iratok nem megsemmisíthetőek, mondhatni örök érvényűek és meg kell őrizni egészen a cég megszűnéséig. Ezen megítélés alá tartozik a fizetési jegyzék és a bérkimutatás is.

3. Számlák: őrzési idejére is 5 év vonatkozik. A számlatömböket viszont már 8 évig kell tárolni.

4. Jótállási jegyek: A garancia idő alatt mindenféleképpen meg kell tartani és utána még 5 év az őrzési ideje.

5. Nyugták: őrzési ideje az előírások alapján 5 év és a nyugtatömbre 8 év.

6. Adóigazolás/ adóbevallás: az előzőkhez hasonlóan őrzési ideje 5év.

7. Banki papírok: úgy, mint bankszámla kivonatok, levelek, kimutatások tárolási ideje 5év.

8. Biztosítási papírok: (CASCO) az előző tételekhez hasonlóan 5év az őrzési idő.

9. Az egyéb magán dokumentumainkat is érdemes évente egyszer átnézni és átválogatni. A magán szerződések őrzésére is ugyanaz a szabály vonatkozik, mint az üzleti életben, amig érvényben vannak mindenféleképpen meg kell tartani, és lejárat után még 5 évig tárolni. A lakás/ház vásárlási szerződéseket, munkaszerződéseket, fizetésilapokat örökéletre meg kell őrizni. Érdemes átnézni az internetes vásárlások során kapott számlákat, a háztartási eszközök leírásait, garancialeveleket, jegyzeteket, recepteket stb. és rendet tenni közöttük. Észrevétlenül is az évek alatt sok felesleges papírt teszünk el.

A leírt törvényi szabályoktól egyéni mérlegelés alapján el lehet térni. **

 

Hogy válaszuk ki a megfelelő iratmegsemmisítőgépet? Mely szempontokat vegyük figyelembe?

A DAHLE iratmegsemmisítők széles választéka lehetővé teszi, hogy minden szempontot és igényt figyelembe véve tudja kiválasztani a megfelelőt.

Melyek ezek a szempontok? Miket kell végig gondolni a választás előtt?

• Háztartási vagy irodai felhasználásra szeretnék használni?

• Hány ember használja majd a gépet?

• Milyen mennyiségű papírt terveznek darálni vele?

• Milyen fokú a megsemmisítendő dokumentumok biztonsági szintje?

A kép jól mutatja, hogy különböző színtű gépek, milyen méretűre darálják az adott mennyiségű dokumentumokat.

 

Az iratmegsemmisítők esetében kategóriákba osztották a darálandó dokumentumok biztonsági szintjét. A besorolás P1-től a P7-ig tart.

• P1 és P2 színtű gépek otthoni felhasználásra, katalógusok, nem fontos iratok darálására.

• P3 gépek bizalmas információt tartalmazó dokumentumok megsemmisítéséhez

• P4 gépek rendkívül bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok

• P5 színtű gépek magas biztonsági fokozattal bíró dokumentumokhoz

• P6 színtű gépek nagyon bizalmas dokumentumokhoz, melyek magas biztonsági követelményekkel rendelkeznek

• P7 legmagasabb biztonsági színtű, titkos dokumentumok megsemmisítéséhez.

A megfelelő iratmegsemmisítő kiválasztása során több szempontot is figyelembe kell venni, érdemes, időt és energiát tenni bele, hogy a számunkra jót válasszuk, mert utána a munka vele könnyed és stresszmentes lesz. Bármely DAHLE gép vásárlása esetén a felhasználó kiváló minőséget és megbízhatóságot kap.

 

DAHLE iratmegsemmisítők

A DAHLE iratmegsemmisítőkkel a dokumentumok megsemmisítése nagyon egyszerű és biztonságos.

Miután a dokumentumok kiválogatásra kerültek, figyelembe véve a megőrzésre vonatkozó szabályokat, megsemmisítésre kerülhetnek.

De ügyelve arra, hogy kövesse a GDPR előírásait, és tartsa be a szabályokat a magán- vagy üzleti dokumentumok megsemmisítésekor.

Ennek legjobb módja a DAHLE ShredMATIC® vagy PaperSAFE® iratmegsemmisítőink egyike. A készülékek széles választéka P-2, P-4 vagy P-5 biztonsági szinttel rendelkező iratmegsemmisítőket tartalmaz, amelyek megfelelnek a megsemmisíteni kívánt dokumentumok érzékenységének.

Kiváló a funkcionalitásuk – nincs bosszantó papírelakadás, nincs karbantartás – ami azt jelenti, hogy gyorsan és stressz nélkül kerülnek megsemmisítésre a dokumentumok. A gépek modern kialakításuknak köszönhetően pedig igazán stílusosnak tűnnek mind az irodában és mind otthonában. A stresszmentes aprítás garantált.

Az eredmény magáért beszél, rendezett, áttekinthető polcok és mappák.

 

A Dahle termékek katalógusa ezen a linken elérhető.

 

*

- 2017. évi CL. törvény, az adózás rendjéről (ART)

- 2000. évi C. törvény, a számvitelről

- Munka Törvénykönyve (MT)

- 1997. évi LXXXI. törvény, a társadalombiztosítási nyugellátásról

- 2013. évi V. törvény, a Polgári Törvénykönyvről (PTK)

** Ez a cikk nem minősül jogi tanácsnak. A benne található információk a magyar irányelvekre vonatkozó online kutatáson alapulnak. Ha kérdése van a fontos dokumentumok őrzési idejével kapcsolatban, forduljon a megfelelő hatósághoz.